CUALIDADES DE LA REDACCION DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y TECNICOS.

DOCUMENTOS EJECUTIVOS.

CARTA.

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

Estilos de carta

El estilo de la carta debe ser marino para el receptor y entendible para el emisor:

• Formal, Una carta formal es la comunicación entre dos personas que no se conocen o en la que el tema a tratar obliga a la utilización del lenguaje formal.
• Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.
• Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.
• Muy militar, En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución) Don/Doña (nombre y apellido).

Características de la carta

• Posee una actitud cortés y amable.
• Busca impresionar positivamente al destinatario.
• Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.
• Hay un receptor y un emisor.

Estructura de una carta

La estructura de cada carta debe adecuarse en cada caso a nuestras necesidades y, sobre todo, a las necesidades del lector.

Al analizar la estructura de una carta, debemos tener en cuenta tres partes principales:

1. Inicio.
2. Cuerpo de la carta.
3. Cierre

Además en la parte superior de la carta, deben indicarse los datos del destinatario y del remitente.

MEMORANDUM.

Un memorándum es, en su aceptación básica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción. También puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar.

El memorando o memorandum es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

·    Nombre(s) de a quien se dirige

·    Nombre(s) del remitente(s)

·    Fecha

·    Asunto

·    Escrito redactado brevemente.

·    Firma(s)

A continuación presento el ejemplo de memorándum más utlizado:

|México, D. F. a ___ de ______ de _____.

EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.

Av. Vïa Memorando 45,
Col. Memorandum
Del. Benito Juárez,
México, D. F. C. P. 03900

Memorándum

Para:	Mauricio del Moral , Director General
De:	Luz María Durán
Asunto:	Reunión de Ventas

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a UD.

Atentamente
Luz María Durán
Gerente Ventas

OFICIO.

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Partes

• Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

• Nombre de Año

Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz Mundial".

• Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

• Numeración

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

• Destinatario

Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

• Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

• Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

• Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

 "Tengo a bien comunicarle..."ÿ
 "Me es muy grato comunicarle..."ÿ
ÿ "Tengo el honor de dirigirme..."

• Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.

Atentamente,

• Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

• Iniciales

Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

• Anexo

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

• Distribución

Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

EJEMPLO.

SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN E INVESTIGACIÓN TECNOLÓGICAS

DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO

COORDINACIÓN, D.F.

FRAY SERVANDO TERESA DE MIER Y SUR 103 S/N

COL. AERONÁUTICA MILITAR C. P. 1597,0 MÉXICO, D. F.

           

OFICIO NÚM. 254.00/1685

ASUNTO: SUPERVISION

México, D. F.,...

C. DIRECTOR
Lic.      Fernando Vázquez C.
ESCUELA COMERCIAL ADMINISTRATIVA
CALLE B no. 20 MANZ. XI
COL. EDUCACION
04400 Coyoacán, D. F.

Me permito presentar a los CC. David Guzmán Fuentes y Guillermina Monroy Suárez quienes realizarán una Supervisión de seguimiento al plantel que tan atinadamente usted dirige.

Solicito a usted se les brinden las facilidades necesarias para su labor.

Atentamente.

SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION

COORDINADOR EN EL D. F.

Lic. Raúl Mancilla Blanco

CIRCULAR.

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.

Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.

Características que debe reunir una circular

·         Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.

·         Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.

·         Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

EJEMPLO.

DOCUMENTOS TECNICOS.

PROYECTO.

Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. La razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido.^[]La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.^[]

Un proyecto consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles.

Documentación de un proyecto

1 Importancia.

2 Informe técnico del proyecto.

2.1 Plan estructurado del proyecto. (Marco Lógico)

2.2 Plan de control de personal.

2.3 Otros planes.

2.4 Manejo de recursos.

3 Informe administrativo.

3.1 Plan organizacional del proyecto.

3.2 Plan de gastos / plazos.

3.3 Plan de actividades del personal.

3.4 Plan de gestión de riesgos.

3.5 Otros planes.

4 Manuales de un proyecto.

4.1 Manual técnico.

4.2 Manual de usuario.

4.3 Manual administrativo.

CURRICULUM.

Curriculum vitæ (o currículum vítae, en español) es un concepto latino que significa “carrera de la vida”. Surgió en contraposición y por analogía a cursus honorum, que se utilizaba para denominar la carrera profesional de los magistrados romanos. Como una forma de simplificar el concepto, suele utilizarse sólo el término curriculum o currículum. Incluso puede usarse la abreviatura C.V.

En la actualidad, la palabra currículum permite referirse al conjunto de experiencias de un sujeto, entre ellas las laborales, las educacionales y las vivenciales. El currículum resulta un requisito casi ineludible a la hora de presentarse para solicitar un empleo.

Podría decirse que cada persona tiene su propio estilo a la hora de elaborar su currículum, aunque los especialistas aconsejan respetar ciertas pautas para que el potencial empleador tenga un acceso simplificado a la información.

Existen tres grandes tipos de currículum a la hora de organizar los datos: el cronológico (ordena la información laboral desde el empleo más antiguo al presente; no se recomienda para aquellos que han cambiado de trabajo con frecuencia), el inverso (destaca la experiencia laboral más reciente, ideal para quien busca un nuevo puesto de empleo que mantiene una relación con el actual) y el temático (organiza la información por bloques temáticos, una opción útil para quien cuenta con experiencia en campos muy diversos).

MANUAL.

Un manual de estilo es un conjunto de normas para el diseño y la redacción de documentos, ya sea para el uso general, o para una publicación u organización específica. Los manuales de estilo son frecuentes en el uso general y especializado, en medios escritos, orales y gráficos. Y para publicaciones de estudiantes y académicos de diversas disciplinas como, la medicina, el periodismo, la abogacía, el gobierno, las empresas y la industria. El manual de estilo se compone tanto de normas lingüísticas, como de estilo, para que el mensaje sea más coherente, eficaz y correcto.

Algunos manuales de estilo se centran en el diseño gráfico, y abarcan tópicos tales como la tipografía, los colores y espacios en blanco. Los manuales de estilo de sitios webs en cambio, se centran en los aspectos técnicos y visuales de la publicación, la prosa, uso correcto del lenguaje, la gramática, la puntuación, la ortografía, y la estética. La estricta aplicación de los reglamentos del manual de estilo proporciona uniformidad en el estilo y el formato de un documento.

REPORTE.

Un reporte es un informe o una noticia. Este tipo de documento (que puede ser impreso, digital, audiovisual, etc.) pretende transmitir una información, aunque puede tener diversos objetivos. Existen reportes divulgativos, persuasivos y de otros tipos.

El reporte puede ser la conclusión de una investigación previa o adoptar una estructura de problema-solución en base a una serie de preguntas. En el caso de los informes impresos, el texto suele ir acompañado por gráficos, diagramas, tablas de contenido y notas al pie de página.

En el ámbito de la informática, los reportes son informes que organizan y exhiben la información contenida en una base de datos. Su función es aplicar un formato determinado a los datos para mostrarlos por medio de un diseño atractivo y que sea fácil de interpretar por los usuarios.

El reporte, de esta forma, confiere una mayor utilidad a los datos. No es lo mismo trabajar con una planilla de cálculos con 10.000 campos que con un dibujo en forma de torta que presenta dichos campos de manera gráfica. Los reportes tienen diversos niveles de complejidad, desde una lista o enumeración hasta gráficos mucho más desarrollados.

Según el programa informático y la base de datos en cuestión, los reportes permiten la creación de etiquetas y la elaboración de facturas, entre otras tareas.

Para los medios de comunicación, un reporte es un contenido informativo. Puede tratarse de un programa (o de un segmento) televisivo o radial, una nota publicada en un periódico o una revista o de un documento digital. Por ejemplo: “Ahora vamos a ver el reporte sobre el estado del tránsito en la ciudad de Buenos Aires”, “Juan López nos presentará un reporte sobre la actuación de los tenistas chilenos en Roland Garros”.

BITACORA.

El cuaderno o bitácora de trabajo es un cuaderno en el cual estudiantes, diseñadores y artistas plásticos, entre otros, desarrollan sus bocetos, toman nota de ideas y cualquier información que consideren que puede resultar útil para su trabajo.

Su relevancia es tal que en los últimos años se han realizado exposiciones sobre las bitácoras de distintos artistas. El nombre bitácora se basa en los cuadernos de viaje que se utilizaban en los barcos para relatar el desarrollo del viaje y que iban situados en la bitácora. Aunque el nombre se ha popularizado en los últimos años a raíz de su utilización en las carreras gráficas, el cuaderno de trabajo o bocetos ha sido utilizado desde siempre por los artistas plásticos.

INFORME.

El concepto de informe, como derivado del verbo informar, es la descripción, oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Se trata, en otras palabras, de la acción y efecto de informar (dictaminar).

En el ámbito del derecho, un informe es la exposición total que hace el abogado o el fiscal ante el tribunal que debe fallar el proceso.

Por otra parte, el término informe puede tener su origen en el latín informis. En este sentido, hace referencia a aquello que no tiene la forma, figura y perfección que le corresponde, o que es de forma vaga e indeterminada.

En escritura, un informe es el documento que se caracteriza por contener información que refleja el resultado de una investigación o de un trabajo, adaptado al contexto de una situación determinada.

Por lo general, el propósito del informe es, obviamente, informar. De todas formas, estos escritos pueden incluir elementos persuasivos, como recomendaciones o sugerencias.

Los informes pueden ser públicos o privados. Por ejemplo, permiten responder las preguntas que las personas realizan al gobierno o a una empresa.

En cuanto a su estructura, los informes suelen repetir la estructura de una investigación científica (introducción-métodos-resultados-debate). También pueden basarse en la estructura de problema-solución, de acuerdo a las inquietudes de la audiencia.

El formato de los informes puede ser simple, con títulos y subtítulos que indican los asuntos tratados, o complejos, con gráficos, imágenes, tablas de contenido, diagramas, apéndices, resúmenes, notas al pie de la página y referencias varias.

MINUTA.

Es el extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa, anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección.